[Analyse ESSEC] Télétravail, clean desk, dématérialisation, coworking, tiers-lieux

Aujourd’hui, la technologie permet de travailler n’importe où, n’importe quand et, dans ce contexte, le bureau devient un ordinateur portable, une tablette ou un smartphone, et le travailleur, un nomade. Alors, force est de constater que les postes de travail sont vides une bonne partie de la journée, engendrant des coûts immobiliers toujours plus importants, notamment dans les centres villes des grandes métropoles où les entreprises adoptent de plus en plus de nouveaux modes de travail à savoir : flex office, téletravail et coworking.

Le flex office, ou bureau dynamique, semble la solution idéale pour réduire les coûts immobiliers et booster la créativité et l’interaction des équipes. Sans poste de travail attribué, l’employé arrive au bureau, dépose ses affaires sur une place libre et travaille. Les principaux moteurs de ce type d’espace sont stimulés par la communication, la collaboration et le fait de pouvoir réduire les coûts immobiliers. Les objectifs annexes sont l’augmentation de la productivité grâce à une meilleure collaboration, une meilleure adéquation des espaces de travail aux activités et aux besoins psychologiques des employés (à savoir, l’autonomie et la liberté de travailler quand, où et comment cela leur convient), soutenir le changement de culture organisationnelle et contribuer à sa performance. En France, plusieurs grandes entreprises ont adopté ce nouveau format pour leurs espaces de travail. Souvent, le télétravail est mis en place parallèlement au flex office et certaines entreprises ont recours à des espaces de co-working afin d’éviter les problèmes liés à la présence d’un nombre d’employés supérieur à celui des bureaux.

À ses débuts en 2005, un espace de coworking était un espace de travail flexible utilisé par des travailleurs indépendants qui voulaient​ éviter l’isolement ou ne pouvaient pas s’offrir la location d’un bureau. L’essor de la technologie Internet et l’esprit startup se sont vite emparés de ces espaces qui répondent à deux tendances actuelles, pay-per-use et les nouvelles formes de travail plus flexibles. Alors, ​les espaces de coworking se sont multipliés et rencontrent désormais un engouement mondial. Il existe, en effet, une offre assez diversifiée de ces espaces : certains sont spécialisés plutôt dans le secteur des hautes technologies tandis que d’autres sont orientés vers les services. Les locataires/utilisateurs des espaces se répartissent en trois catégories : les travailleurs freelances, les startups et les TPE, et de grands groupes qui veulent profiter de ces espaces pour attirer des talents ne souhaitant pas travailler dans des bureaux classiques ou principalement dans des endroits éloignés du centre-ville. ​

Alors, nous observons une diminution constante des espaces de travail individuels et une augmentation des espaces dédiés au travail en équipe (cette situation sera de plus en plus fréquente à l’avenir car les prix des loyers de bureaux dans les centres villes continuent de grimper !). Aujourd’hui, les espaces de travail deviennent des lieux où les gens viennent pour socialiser, partager des connaissances et collaborer (pas pour travailler seuls !).

Quels impacts pour les employés ?

Au-delà de la question du coût immobilier, la mise en place de ces nouveaux modes de travail (flex office, télétravail, coworking) semble répondre aux besoins d’autonomie des employés en leur permettant de décider quand, où et comment travailler, tout en leur offrant la possibilité de choisir des espaces qui correspondent le mieux à leurs missions et besoins individuels. Ces aspects sont des éléments importants pour la satisfaction et la productivité des salariés. De plus, l’équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle des salariés est toujours mis en avant lors de l’implémentation de nouveaux modes de travail. Cependant, des études basées sur des sondages auprès des employés sont généralement plus critiques. En effet, bien que de nombreux employés réussissent à s’adapter à ces nouvelles formes de travail, les recherches académiques montrent qu’un certain nombre d’employés se plaignent d’un manque d’intimité (pour certains d’entre eux le fait de ne pas pouvoir personnaliser leur espace de travail peut générer du stress), d’une faible capacité de ces espaces à permettre des activités nécessitant de la concentration et des espaces de stockage insuffisants.

Alors, il ne faut surtout pas penser que ces nouveaux modes de travail vont résoudre tous les problèmes de l’entreprise. Je ne crois pas que les entreprises qui ne les ont pas adoptés ne puissent pas améliorer la communication et la collaboration au sein de leurs équipes. Cela dépend davantage des personnes, que de la configuration de l’espace de travail. Ces nouveaux modes de travail ne peuvent pas être pensés comme une solution unique et isolée, au contraire ils doivent être combinés à d’autres solutions pour mieux répondre aux besoins de l’organisation et des employés.

Ingrid Nappi, 

Professeur, Département Droit et Environnement de l’Entreprise
Professeur Titulaire de la Chaire « Immobilier & Développement Durable » et de la Chaire « Workplace Management »
ESSEC Business School