BDE de GEM : les défis d’une année masquée

Le Bureau des Elèves de Grenoble Ecole de Management est une association de 40 personnes. Sa mission : organiser la vie étudiante de l’école. Pour l’année 2020-2021, c’est notre liste Dead’Poules qui a été élue par les étudiants. Avec un budget de 500 000 euros, nous sommes notamment en charge de deux évènements phares pour les Gémiens : le weekend d’intégration (WEI) et la campagne BDE qui définira nos successeurs.

BDE de GEM : une association évènementielle

Un des premiers rôles du Bureau Des Elèves (BDE) est d’accueillir les nouveaux étudiants. Cette intégration passe notamment par l’organisation d’évènements. Avec la crise de la Covid-19, la plupart ont été annulés. Nous avons cependant su rebondir en nous renseignant sur les mesures en vigueur, en réfléchissant à de nouveaux formats. Nous avons réinventé nos évènements.

La journée des associations 2021 : comment ça s’est passé ?

Nous avons par exemple pu organiser « La journée des associations » début 2021. Cet évènement consiste habituellement à faire découvrir les 23 associations de l’école aux 700 nouveaux étudiants. Ils participent à de petites activités dans des salles du campus de GEM. La journée a été complètement remodelée cette fois-ci : un protocole strict a été mis en place et le nombre de participants à l’évènement a été réduit de 50 %. « Ce fut un sacré challenge », souligne Philippine Santin, notre responsable évènementielle. « Avec la crise actuelle, on n’avait aucune visibilité pour savoir comment préparer cet évènement, si on pouvait même le faire ou non. Il a finalement fallu gérer toute la logistique en deux jours. »

Une expérience unique

Philippine a pris la responsabilité de ce poste en mars 2020, avec l’espoir de préparer le WEI. Pourtant, elle ne regrette pas ce choix. Car même si elle n’a pas pu organiser autant d’évènements que prévus, elle a développé des compétences qu’elle n’aurait jamais imaginé avoir. « Mon poste fait partie du petit bureau du BDE, ce qui me permet lors des périodes où nous ne pouvons rien organiser, de faire du dépassement de fonction et de toucher à des domaines qui ne sont normalement pas les miens. » Elle a effectivement eu l’opportunité de participer aux prises de décisions de l’association et de réfléchir aux solutions à mettre en place face à la crise.

La plus grande campagne BDE de France se passe à GEM

Le deuxième rôle du BDE est l’organisation de la campagne BDE. Chaque année, 9 listes de 40 personnes se livrent une compétition acharnée pour avoir la chance de devenir le prochain BDE de l’école. Pendant 6 mois, les évènements et épreuves s’enchainent pour les mettre en rivalité. En 2020-2021, notre BDE a dû s’adapter aux nombreuses contraintes, notamment dans la mise en place du shotgun de lancement de la campagne. Pour y participer, il fallait arriver dans les 9 premières listes lors d’une course d’orientation dans tout Grenoble. Cependant, une fois sélectionnées, certaines listes n’étaient pas forcément stables sur le long terme. Le côté financier était ce qui les bloquait le plus.

La nouvelle donne de la campagne BDE à GEM

Nous avons donc repensé l’ensemble de la campagne pendant notre mandat afin de pallier à ces problèmes-là. « L’année dernière, lorsque j’étais encore membre de liste, j’avais remarqué que l’aspect monétaire avait posé pas mal de problèmes aux listes, en particulier lorsqu’il fallait trouver des fonds pour financer les évènements. C’est pourquoi, cette année, on a instauré un système de sélection financier des listes, pour les motiver à récolter des fonds avant le début de la campagne », explique Maxime Widawski, responsable campagne du BDE.

En prenant ce poste, ce dernier avait de réelles ambitions pour réformer la campagne. Il a par exemple instauré des formations solides pour les Présidents, Trésoriers et Vice-Présidents de ces listes. Objectif : inculquer traditions et savoir-faire du BDE. Par ailleurs, son pôle a digitalisé une partie de la campagne afin d’adapter le format aux contraintes sanitaires. Le shotgun s’est donc passé en ligne et la course d’orientation habituelle s’est transformée en recherche d’indices sur les réseaux sociaux. La situation actuelle nous a contraints à trouver des solutions viables pour garder l’existence et l’esprit de la campagne, tout en respectant les nouvelles mesures. Il a fallu s’adapter de façon très régulière et revoir les évènements en travaillant avec les listes, les autres associations et l’administration.

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De nombreux partenariats

Aussi, nous développons chaque année la carte cotisante BDE. Acquise par environ 400 étudiants, cette carte leur permet de bénéficier de nombreuses réductions : soirées de l’école, offres de nos partenaires… Elle donne également l’opportunité aux premières années de lister. Nous avons passé un temps de notre stage associatif à démarcher les commerces, bars et restaurants de la ville, car nous voulions mettre en avant de bons partenariats. Cette démarche a été très enrichissante, d’un point de vue professionnel et relationnel. Car nous avons rencontré de nouveaux commerçants avec qui nous avons pu discuter, notamment de leurs difficultés rencontrées durant cette période.

Une année challengeante

Malgré les nombreux challenges auxquels notre BDE a dû faire face, nous avons su nous adapter pour garder notre dynamique et une vraie cohésion entre les différentes promos. Être au BDE aura été une expérience inoubliable et elle nous aura surtout permis de développer de nombreuses compétences professionnalisantes. Nous ne pouvons souhaiter à nos successeurs qu’une amélioration sanitaire. Espérons que la crise se calme pour qu’ils puissent organiser en grand tous les évènements d’intégration et de campagne qui se font normalement chaque année ! Dans tous les cas, ils trouveront toujours un moyen de s’adapter pour conserver la bonne ambiance au sein des futures promotions de GEM comme nous.

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