Open space, clean desk, flex office coworking… ça vous parle ? Si les pros de l’aménagement des lieux de travail se sont manifestement mis à l’anglais, quelle est vraiment l’influence de ces nouveaux environnements professionnels sur la façon de travailler et de manager ? Décryptage du phénomène.
Entré dans les mœurs depuis de nombreuses années, le désormais célèbre open space opère sa mue. « Apparu avant tout pour des raisons d’optimisation de m² et donc de budget, le développement de l’open space correspond aussi à celui de la digitalisation », introduit Alix Bourreau, diplômée de l’Ecole de Design Nantes Atlantique. Une digitalisation croissante qui a changé les modes de management, mais aussi de collaboration.
« Les jeunes gens qui entrent ou sont sur le marché du travail depuis moins de 5 ans ont des attentes très fortes vis-à-vis de leur environnement de travail. Il se doit de refléter les enjeux qui sont importants pour eux : transition écologique, bien-être au travail… La qualité de l’air et de la lumière sont par exemple devenues essentielles », indique Clara Getzel, à la tête de Kandu, startup spécialisée dans le confort des espaces intérieurs.
Le confort avant tout
Et le confort, voilà le premier mot-clé. Une notion centrale mais complexe à évaluer, car forcément subjective. « On estime qu’on se sent bien quelque part lorsque quatre dimensions sont satisfaisantes : le confort acoustique, le confort thermique, la qualité de l’air intérieur et de la lumière », ajoute-t-elle. Tout cela dans des environnements de travail répondant aujourd’hui de plus en plus à des injonctions contraires. D’un côté, la volonté de l’entreprise d’encourager un travail plus transverse et collaboratif pour desiloter les activités et les métiers. De l’autre, le besoin exprimé par les collaborateurs de pouvoir s’isoler ou tout au moins, de ne pas être constamment dérangés par celles et ceux qui partagent leur espace.
Si le travail est agile, votre bureau doit l’être aussi !
Si l’open space a donc encore de beaux jours devant lui, cela ne signifie pas qu’il reste statique. Bien au contraire. « Nous travaillons sur des aménagements agiles, des espaces de travail qui répondent vraiment aux besoins des entreprises contemporaines. Le « travailler ensemble » ne se résume plus à quelques réunions hebdomadaires, c’est tous les jours ! », affirme Amandine Maroteaux, architecte d’intérieur et CEO de l’Atelier Compostelle. Tous les jours certes, mais pas toujours au même endroit. « Cela renvoie au principe de sérendipité et aux « heureux hasards ». Une cafétéria bien pensée permet aux collaborateurs de se croiser, de se parler et donc d’améliorer les process de décision. De même, un poste de travail plus petit, mais au bout duquel on peut s’assoir à plusieurs, favorise l’efficacité des échanges. »
Option fidélisantion : check !
Vos espaces de travail ainsi redesignés, vos collaborateurs s’en trouvent fidélisés. « La reconfiguration des espaces est avant tout une façon pour les entreprises de les rendre plus attractifs pour les jeunes collaborateurs », insiste Alix Bourreau. « Le confort des espaces de travail fait partie intégrante de la qualité de vie au travail, un sujet auquel les jeunes générations sont particulièrement sensibles. Sujet de marque employeur à part entière, il permet à l’employeur de lui prouver qu’il conçoit un environnement de travail reflétant ses attentes », insiste Clara Getzel.
« Faire joli », ça suffit ?
Une chose est sûre, les entreprises ont vraiment tout à gagner à réaménager leurs espaces de travail. « Un collaborateur qui trouve son entreprise belle, sera plus tenté d’y inviter des clients ou des prospects et ainsi d’engendrer du business. De même, un espace repas bien aménagé le pousse à manger sur place. De quoi éviter le stress de la file d’attente interminable à la boulangerie et là encore, de susciter des moments d’échanges informels, propices à la productivité », ajoute Amandine Maroteaux.
Faire accepter le changement à mes collaborateurs en 3 étapes
Si les entreprises sont convaincues des vertus de ces nouveaux espaces, encore faut-il en persuader ceux qui vont les utiliser. Car passer du bureau individuel à l’open space, voire même au flex office, ça ne va pas de soi !
#1 Echanger. « Dans ce domaine encore plus qu’ailleurs, les sujets doivent être clairs, transmis et compris. C’est pour cela que nous travaillons toujours en équipe projet avec des représentants des RH, de la compta, des collaborateurs, de l’entretien… pour échanger en amont », affirme Amandine Maroteaux.
#2 Comparer. Mettre les utilisateurs futurs face à leurs inconforts actuels, ça marche à tous les coups ! Bien sûr, le flex office ne permet pas d’avoir la photo de son conjoint sur son bureau, mais ça permet de ne pas rester ad vitam eternam celui qui a le bureau dos à la porte ou à côté du store qui ne fonctionne pas. Même si, dans les faits, la grande majorité des collaborateurs en flex office choisissent toujours la même place.
#3 Avoir une vision 360. Le changement engendre aussi de nouvelles problématiques. Comment trouver rapidement un bureau dans une tour de la Défense par exemple. Certaines entreprises utilisent ainsi des applications permettant de réserver sa place en amont. Et pourquoi pas dupliquer le système des parkings en indiquant le nombre de places disponibles à chaque étage ? Autre point central, la sécurité. « Un collaborateur en flex office ne connait pas forcément son espace de travail, les outils de repérages doivent donc être plus clairs », insiste la CEO de l’Atelier Compostelle.
Les chiffres qui vont vous convaincre de tout changer !
Pour 94 % des salariés, les espaces de travail ont un impact sur leur performance. 9 salariés sur 10 se sentiraient même plus productifs et créatifs lorsque leurs bureaux sont bien aménagés (rapport de l’Observatoire Actineo, 2019)
93 % des Millennials ne veulent plus d’un bureau classique et rêvent que leur bureau ressemble à une start-up californienne (41 %), à un atelier d’artiste (23 %) ou à une maison (16 %)… 52 % pensent que l’espace de travail va les aider à être innovant
20 % des salariés français (soit 6 millions de personnes) perdraient 30 minutes de productivité par jour à cause du bruit (Etude Ifop pour la JNA, 2019)
Pour pouvoir se concentrer pleinement sur une tâche, le niveau sonore ne doit pas dépasser 40 décibels (soit le niveau de bruit d’une salle d’attente)
Il faut 20 minutes pour se reconcentrer après une interruption sonore
L’air intérieur est 8 fois plus pollué que l’air extérieur, alors que nous y passons 80 % de notre temps
En France, l’Organisme de la Qualité de l’Air Intérieur estime qu’un bureau sur deux n’est pas équipé d’un dispositif de ventilation et de traitement de l’air
La lumière naturelle et une vue sur l’extérieur permettent une réduction de l’absentéisme de 6 %
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