Gérer une réunion like a boss

Le « scrum meeting » c’est l’autre nom du brief du lundi matin ou du « stand-up meeting ». Le principe : une mise au point courte en équipe sur les missions et les objectifs de la semaine. Simple, efficace, collaborative, rituelle, elle fera passer l’envie de s’endormir de certains. Alors réveillez vos réunions !

Team building

Conviez toute l’équipe. Surtout, n’exclure personne.

Au même endroit

De préférence dans un coin assez informel. Près des machines à café ? Proche des bureaux de toute l’équipe en tout cas. Et pas dans une salle de réunion classique. Car la particularité de ces réunions, c’est qu’elles se tiennent… debout ! Pour plus d’efficacité. Les participants ne voudront pas s’éterniser et seront actifs. Autour d’un café ou d’un thé, c’est encore plus sympa.

A l’heure

Tous les lundis matins entre 9h et 10h : l’heure parfaite. Vous laisserez ainsi le temps à chacun d’arriver, de s’installer et de commencer la journée dans un bon mood.

Durée max : 30 minutes

Tour de table

Façon de parler puisque tout le monde est debout ! A chacun son temps de parole. Tous les collaborateurs ont 3 minutes pour aborder de manière synthétique les trois points suivants :

• Les projets en cours
• La to-do list de la semaine
• La success story et / ou les obstacles du moment

Et attention aux tricheurs ! En tant que manager, vous êtes le time keeper. Vous devez rythmer et limiter les prises de parole trop longues qui pourraient faire déborder la réunion.

Désignez également à chaque fois un scrum master qui sera chargé d’animer et de consigner les points-clés sur un paperboard. N’hésitez pas non plus à préparer des feuilles, des stylos, des post-it, des stabilos… Les participants pourront ainsi noter ce qu’ils ont besoin de retenir.

L’objectif ?

Prendre le temps de discuter ensemble, de s’écouter, d’évoquer les nouveaux projets, d’informer tout le monde et de brainstormer. C’est aussi le moment parfait pour partager ses doutes, ses bonnes pratiques et ses réussites. La cohésion d’équipe n’en sera que meilleure. Motivation garantie.

Les do

Envoyer tous les documents nécessaires avant la réunion.
Faire une check-list de ce que l’on souhaite évoquer.
Ecouter les autres.
Afficher un tableau d’avancée avec les colonnes suivantes : à faire, fait, en cours, idées, bloqué. Avec des post-it de plusieurs couleurs, chacun représente un des membres de la team.

Les don’t

Ne pas commencer à l’heure et finir en retard.
Couper la parole.
Zapper l’intervention d’un collaborateur.
Ne pas en profiter pour chercher des pistes de réflexion à plusieurs.