Les clés pour éviter la surcharge numérique au travail

Trop d’emails, trop de notifications, trop de réunions… et votre cerveau sature ? Vous n’êtes pas seul : 1 salarié sur 4 souffre de surcharge numérique. Bonne nouvelle, il existe des méthodes simples et efficaces pour reprendre le contrôle, booster votre concentration et limiter la surcharge numérique sans nuire à votre productivité.

Près de 7,5 millions de Français souffrent d’une fatigue informationnelle intense ou très intense au travail, soit un quart des salariés. C’est l’un des constats de l’étude récente réalisée par la Fondation Jean-Jaurès, l’ObSoCo et Arte. La cause ? Un flot ininterrompu d’emails, de notifications et de visioconférences, rendant la concentration et la prise de décisions de plus en plus complexes. Cadres, managers et télétravailleurs sont les plus touchés par cette nouvelle forme de pénibilité professionnelle. Alors, comment récupérer un équilibre numérique sans sacrifier la performance ? Voici quelques pistes concrètes.

Première étape pour éviter la surcharge numérique : réduire le volume de mails

Trop d’emails tuent l’email. Les actifs en reçoivent en moyenne 32 par jour, soit 160 par semaine. Ce chiffre grimpe à 225 par semaine pour un cadre, et jusqu’à 290 pour un chef d’entreprise. Pourtant, un quart des répondants considèrent que seuls 20 % de ces mails leur seraient destinés. Et 62 % des actifs déclarent avoir déjà manqué un message important noyé parmi d’autres. Pour y remédier, n’hésitez pas à appliquer la règle des trois mails : si une discussion dépasse trois messages, préférez un appel ou une réunion rapide. En parallèle, encouragez le zero inbox en utilisant des filtres pour prioriser les messages importants et classer les mails reçus pour éviter l’effet boîte de Pandore. Et pourquoi ne pas définir des plages horaires pour le traitement des mails ? Pour éviter la surcharge numérique H24, vous pouvez les consulter à des moments dédiés (par exemple à 11h et 16h) plutôt qu’en flux continu, ce qui vous permettra de rester concentré sur vos tâches en cours.

Maîtriser les notifications et interruptions

Une notification WhatsApp ici, un message Teams par-là, et voilà votre concentration brisée. Le plus difficile est sans doute de la retrouver car, selon l’étude, le temps de reconcentration nécessaire après avoir été interrompu serait ainsi de l’ordre d’une heure trente, chaque jour. Parmi les solutions pour limiter ces interruptions fréquentes : la désactivation des notifications non-essentielles sur l’ordinateur, l’utilisation du mode Ne pas déranger sur vos appareils pour des sessions de travail profond ou encore, la mise en place de pauses sans écran (idéalement de 5-10 minutes toutes les heures sans consulter de notifications).

Encourager le droit à la déconnexion pour éviter la surcharge numérique au travail

Selon l’étude de la Fondation Jean Jaurès, près de 47 % des actifs ressentent l’injonction d’être disponibles en permanence. Pourtant, la déconnexion est un droit inscrit dans le Code du travail, afin de garantir le respect des temps de repos et de congé, le respect de la vie personnelle et familiale, et, plus largement, protéger la santé des salariés. Ici, c’est à l’entreprise de trouver les dispositifs les plus adaptés à la situation de ses salariés. Parmi les plus courants : l’interdiction d’envoyer des mails hors des horaires de travail, en utilisant des outils comme Send later qui permettent de programmer l’envoi pour le lendemain matin, ou encore l’application de vacances 100 % déconnectées. Autant d’outils au service de la lutte contre la surcharge numérique.

Repenser son organisation personnelle

Mais limiter la fatigue informationnelle passe aussi par une meilleure planification de son temps de travail pour améliorer sa concentration et son agilité intellectuelle. Parmi les méthodes les plus connues se trouve la méthode Pomodoro, qui consiste à travailler en sessions de 25 minutes ultra-concentrées, suivies de 5 minutes de pause. Tous les quatre cycles, il est conseillé de prendre une pause plus longue (20-25 minutes). La technique du Time Blocking permet quant à elle de réserver des plages horaires pour des tâches spécifiques et importantes, sans interruption (comme le traitement des mails, la rédaction, les réunions) et de regrouper les tâches similaires sur un moment de la journée. Enfin, la loi de Pareto est un bon moyen de booster votre productivité : grâce à sa règle des 80/20, elle permet de se focaliser sur les 20 % d’activités qui génèrent 80 % des résultats et ainsi de réduire le temps passé sur des activités à faible valeur ajoutée.

Loin d’être un luxe, la lutte contre la surcharge numérique est une nécessité pour mieux travailler. En maîtrisant les outils numériques plutôt qu’en les subissant, il est possible de retrouver un équilibre sain entre performance et bien-être. Et si vous testiez l’une de ces méthodes dès aujourd’hui ?

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