Organiser un forum de recrutement, c’est la routine pour le Forum Grand Ouest ! Le plus grand forum de recrutement de Bretagne organisé par des étudiants est fort d’un expérience de 30 ans. Les 5 conseils de l’association pour réussir cet évènement incontournable de la vie étudiante.
#1 Sectionner l’association
Pour faire rimer projets avec succès, il faut d’abord s’organiser. Les 18 membres de Forum Grand Ouest sont par exemple répartis en 3 pôles : Communication (COM), Relation Entreprise (RE) et Logistique (LOG). Les membres sont épaulés par le président, les trésoriers, les responsables de chaque pôle et le secrétaire. Une subdivision efficace des tâches : à chacun son rôle ! La RE démarche les entreprises tandis que la COM recontacte les partenaires des années passées, crée un guide des entreprises et imagine des goodies. De son côté, la LOG optimise la disposition des stands et de la buvette et s’assure du bon déroulement de l’installation, de la sécurité et du respect de l’environnement le jour J.
#2 Bien gérer son budget
C’est la clé. D’une année sur l’autre, il faut prévoir les grandes tendances budgétaires. Mais d’où peuvent provenir les revenus ? En grande partie des emplacements loués par les entreprises. Différents types de stands leur sont proposés pour que, quelle que soit leur taille, elles puissent participer selon leurs moyens : du simple 4m² au 12m² aménagés avec du mobilier haut de gamme. Avoir la confiance d’acteurs externes, comme la mairie de Rennes pour le Forum Grand Ouest, permet d’avoir d’autres subventions année après année.
#3 Innover
Pour attirer toujours plus de visiteurs, l’équipe du forum doit diversifier ses moyens de communication. Depuis quelques années, des serviettes personnalisées avec le logo du forum sont distribuées dans quatre Restos’U rennais. L’objectif ? Un max de visibilité auprès des étudiants. Plus classique : une large diffusion des informations de participation dans les écoles partenaires. Plus audacieux : un affichage sur plus de 100 arrêts de bus partout dans la ville. Osez sortir de la sphère des écoles et universités quand vous organiser un forum de recrutement !
#4 Renforcer la cohésion d’équipe
À l’approche du forum, la tâche des bénévoles s’intensifie. Pas toujours simple de gérer son emploi du temps. Mais pas question de délaisser les cours pour autant ! C’est pourquoi, créer du lien entre les membres de l’association leur donne envie de se serrer les coudes en cas de rush. Comment instaurer cette solidarité entre les membres ? En organisant des séances de team buidling dès les premières semaines. Au programme : réunions, pizzas et barbecues. Se retrouver tous autour d’un repas, le meilleur moyen de renforcer la cohésion d’équipe !
#5 Devenir green
Le succès implique des responsabilités. Quand on accueille plus de 1 500 visiteurs sur une journée, chaque geste compte. L’association Forum Grand Ouest a pris conscience de l’impact écologique lorsqu’on veut organiser une forum de recrutement. Un tri sélectif doit donc ête mis en place le jour J pour permettre de recycler les déchets et les ressources restantes peuvent être réutilisées au maximum. La fonction de responsable développement durable a même été créée.
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