Organiser un des plus grands galas étudiants français avec le Point Gamma

Une programmation au top

Le nerf de la guerre, c’est la prog’. « On se base sur les souhaits des élèves pour élaborer notre short list. Des souhaits pas toujours réalistes : difficile de dégager le budget pour David Guetta ! » Les artistes sont ensuite contactés via leur producteur ou leur tourneur. Un travail de longue haleine : il ne faut pas se décourager ! Cette année le Point Gamma a mis l’accent sur la techno (marque de fabrique de la soirée) mais aussi l’électro et le rap avec Klingande, Caballero & JeanJass, Oxia, Paul Ritch, Arnaud Rebotini, Sweely, Fort Romeau et Atl4s.

 Trouver les bons soutiens

Avec un budget global de 300 000 à 400 000€, le gala a besoin de soutiens. Des partenaires locaux d’abord : sponsorings redistribués par le BDE et soutien d’Orange, parrain de la promo. L’asso mise aussi sur les « partenariats pratiques ». « Nous avons mis en place un partenariat gagnant-gagnant avec Hitch. En contrepartie d’un tarif préférentiel pour les utilisateurs, la plateforme a eu l’exclu des transports en taxi de la soirée. »

 Un lieu stratégique

La prog et les finances bouclées, la question du lieu s’avère cruciale. Et pour le Point Gamma, le choix est clair, c’est sur le campus que les choses se passent. Même si ce n’est pas toujours facile. « L’école est située sur un plateau, les sons portent et il est arrivé que le voisinage se plaigne directement du bruit à la direction. La communication est donc essentielle. »

 La sécurité avant tout

Qui dit gala dit public et donc bien sûr sécurité maximale. « En 2018, nous avons multiplié par deux le budget sécurité (soit 50 000€ environ). Pour cloisonner tout le tour du campus, nous avons fait appel à une entreprise de sécurité et avons sollicité des élèves pour surveiller certains points stratégiques (entrée du plateau, logements…) et s’assurer qu’il n’y ait pas de dégradation. »

 Miser sur une com « phygital »

Si l’essentiel de la communication du gala passe par sa page Facebook (5 000 likes) et ses partenariats médias (dont Fun Radio et le Journal des Grandes Ecoles et Universités), l’association peut aussi compter sur la nouvelle promo, chargée de tenir des bars à thème tout au long de la soirée. « Un peu avant le jour J, nous les envoyons dans le quartier latin pour un défilé de chars customisés à leurs couleurs pour vendre des places. » Lors du gala, ils sont chargés de vendre à boire et à manger. Une marge non négligeable : l’ensemble des bars rapporte 30 à 40 000 €.

 Savoir jongler entre cours et orga

« Le gala c’est un marathon. Les semaines précédant le jour J, on est obligés de rater quelques cours. Si nos profs le comprennent, on n’est pas dispensés pour autant ! Notre système de notes dépend de nos présences. Avec plus de 3 absences dans une matière, notre note est plafonnée à C, la note minimale pour passer. On est donc automatiquement plombés dans les classements. Il faut faire attention. »

Les 2 secrets de la réussite
Un bureau ultra organisé. Le président, son VP et le trésorier doivent mettre en place des réunions hebdomadaires avec les responsables des différentes cellules pour faire le point des avancées, fixer des dead line… Il faut être strict pour ne pas faire les choses à moitié.
Se différencier. Cette année, nous avons décidé d’allier notre patte (la techno) à du rap : un choix de programmation rare dans les galas étudiants.

Les don’t
Manquer de réactivité. Si une cellule ne fait pas son job, c’est toute l’organisation qui en pâti
Se rater sur le graphiste. Il doit être créatif et disponible pour s’assurer d’une communication rapide et efficace
Etre léger sur le recrutement. Les responsables de chaque partie doivent être prêts à s’impliquer à 100 %
Une météo pourrie… mais ça, ça ne dépend pas de nous !

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