Organiser un événement itinérant avec Spi Dauphine

Chouchouter les autorités locales

Sans le soutien des autorités locales point de salut ! Alors n’hésitez pas à leur montrer tout ce que votre événement va apporter à leur collectivité (retombées économiques, animations pour la population…). L’itinérance est dans l’âme de notre événement : nous changeons de ports tous les ans et nous renouvelons donc le challenge à chaque édition. C’est pour cela que nous entretenons des relations suivies avec tous nos prospects. Un port est en travaux et ne pourra pas nous accueillir avant deux ans ? Ça ne nous empêche pas d’aller à la rencontre de ses responsables deux fois par an pour les informer des dernières actus de l’asso.

Aider les participants à s’organiser

Une équipe de 7 personnes est en contact H24 avec les équipages pour les aider à s’organiser et à trouver des sponsors. Nos astuces pour lever des fonds : participer aux concours organisés par de grandes entreprises (EY, Mazars…), organiser des soirées étudiantes dans son école (2 000 à 5 000 € à la clé en moyenne) et surtout, travailler avec l’environnement de son campus. N’oubliez pas la pizzeria à côté de votre école, elle a une vraie visibilité à gagner en vous sponsorisant.

Allier réseaux sociaux et bouche à oreille

En matière de com’, les réseaux sociaux sont évidemment des alliés à ne pas négliger. Jeux concours, photos avec des T-shirts floqués aux couleurs de l’asso : tous les moyens sont bons pour faire le buzz ! Nous prenons également contact avec les clubs voile des écoles et nouons des partenariats avec des médias étudiants, comme le Monde des Grandes Ecoles et Universités. Nous avons aussi mis en place un système de parrainage entre équipage, donnant droit à une réduction de 50 % des frais d’inscription à la compétition. Le hit du moment en matière de com ? Une vidéo de promo hyper bien construite.

Cibler ses partenariats

Ne vous éparpillez pas et cherchez des sponsors qui ont vraiment quelque chose à gagner en vous soutenant : recrutement, gain d’utilisateurs ou encore image positive auprès des étudiant. N’hésitez pas à proposer des prestations ciblées qui permettront à votre sponsor de faire du story telling. Notre événement mise à fond sur l’écologie et le développement durable : un bel argument business pour une entreprise qui veut promouvoir la RSE.

Ecouter les envies de l’équipe

Pour motiver vos équipes le jour J, rien de mieux que de leur faire faire ce qu’elles aiment. Certains ont envie de gérer la buvette, d’autres les entrées : donnez à chacun le rôle dans lequel il se donnera à 200 %.

Mettre en place une orga pointilleuse

Si nous changeons de port au milieu de la compétition, les deux villages sont déjà montés en amont de la régate. Nous devons donc impérativement travailler avec des prestataires de confiance. Le jour J, l’organisation est quasi militaire. Surtout cette année où nous avons décidé d’achever la compétition sur une ile. Faire passer nos camions sur des bateaux de fret, embarquer des groupes électrogènes, assurer l’alimentation en gaz : c’est faramineux !  La clé pour abattre un tel boulot avec succès ? Assurer nos arrières en formant nos membres à gérer tous les imprévus. Ça peut paraitre bizarre de devenir un pro de l’électricité quand on est étudiant en finance, mais c’est essentiel !