Plan de continuité d’Audencia : du concret et du réel au service des étudiants et des professeurs

Notre mission d’éducation et d’accompagnement de nos étudiants ne faillit pas, au contraire. C’est même probablement dans l’épreuve d’une crise que l’on peut au mieux juger de son bien-fondé, de sa valeur et de sa solidité et de sa valeur, et la solidité des liens que l’école saura maintenir avec ses étudiants, mais aussi ses futurs étudiants. Nous leur devons. Notre dévouement doit être à la hauteur de leur persévérance et de la concentration dont ils devront redoubler pendant ces mois empreints d’incertitudes, dans un climat anxiogène.

Nous assurons à l’ensemble de nos étudiants, participants de formation continue, et futurs étudiants, que nous sommes plus que jamais à leurs côtés pour traverser cette période. La proximité avec les étudiants est l’une des marques de fabrique d’Audencia, qui s’est de tout temps engagée à ne jamais faire évoluer son modèle à son détriment, mais au contraire, en explorant d’autres voies pour se développer tout en conservant son caractère d’école (à taille) humaine. Car le dénominateur commun de chaque évolution de l’école est et a toujours été la capacité à adresser le projet personnel de chacun et chacune de nos étudiants.

Soyons honnêtes, l’écueil principal du digital est de penser qu’il peut tout remplacer. L’épreuve de confinement que nous subissons finira certainement d’en persuader les plus sceptiques. En revanche, le digital permet de développer des services pour faciliter la vie de nos étudiants et accélérer certaines procédures, et leur permettre de se concentrer davantage sur leurs apprentissages. La technologie permet de développer de nouvelles formes pédagogiques et de maintenir un lien privilégié alors même qu’une promotion est scindée en petits groupes aux quatre coins du monde pour vivre la richesse d’une expérience internationale. Le télétravail, généralisé pour l’ensemble des collaborateurs, permet également de maintenir le lien avec les interlocuteurs en interne, si nécessaire à la réussite de son expérience étudiante.

A Audencia, le digital se met ainsi au service des étudiants dans tous les domaines : de l’apprentissage évidemment, mais aussi de la vie étudiante et de la construction de leur projet professionnel.

Assurer la continuité pédagogique et le lien

Suite aux annonces gouvernementales des 12, 13 et 16 mars, Audencia a suspendu l’ensemble de ses activités à compter du 16 mars, sur ses 4 campus nantais ainsi que son campus parisien. Nous avons strictement suivi les règles du MESRI et nous n’avons surtout pas fait de surenchère face à cette pandémie mortelle mondiale. Le coronavirus n’est pas un sujet avec lequel nous pouvons nous appuyer pour valoriser son institution.
Dans un souci de continuité pédagogique et de solidarité, Audencia s’appuie sur son dispositif en place de Digital Learning, complété par son portail digital TOMORROW destiné aux étudiants et participants de formation continue. Via la solution combinée Blackboard Collaborate et Blackboard Learn, l’ensemble des étudiants accèdent à leurs cours à distance, en classe virtuelle avec les professeurs à compter du 23 mars 2020 à 8h30. Rien que sur la journée du 23 mars, ce sont plus de 100 classes qui ont été concernées, avec 1 000 étudiants et un taux de présence de 90%.

Dans notre souci d’éthique et de cohérence permanent nous avons d’abord informé les 5600 étudiants de la FI puis ceux de la FC puis nos 386 collaborateurs puis les parents et enfin les écosystèmes. Nous continuons régulièrement de communiquer avec eux.

Ces dernières semaines, l’école s’était assurée de rappeler à l’ensemble des étudiants et du corps professoral les consignes d’utilisation des outil collaboratifs. La semaine de transition a permis aux professeurs de se concentrer sur l’adaptation de leurs cours présentiels en ligne afin tirer le meilleur parti de cette modalité pédagogique. Audencia a également proposé depuis plusieurs semaines des sessions de mises à jour de connaissances de l’outil pour les personnes en ressentant le besoin et permettre aux professeurs et étudiants d’être parfaitement opérationnels à compter de la bascule des cours à distance.
Les équipes support pédagogique, support applicatif, et le support informatique sont mobilisés pour assister les professeurs permanents et vacataires, et assurent également une astreinte le week-end.

La solution en ligne choisie est une façon de garder l’aspect vivant essentiel d’un cours, tout en posant ses questions comme dans n’importe quelle salle de cours. En bonus évidemment, la possibilité d’enregistrer le cours, d’y accéder en replay et d’y stocker les supports de cours. La plateforme permet également aux professeurs de réaliser des sondages, etc, et de tester des formes interactives et ludiques qui permettent de tirer le meilleur parti des outils technologiques au service de l’évolution des cours.

Ces outils sont le fruit d’une collaboration étroite, au service et en support des programmes et de la Faculté, qui rassemble la Direction de l’Innovation et ses ingénieurs pédagogiques pour le support aux enseignants et aux apprenants, et les équipes de la Direction des Systèmes d’Information pour la maintenance en condition opérationnelle des infrastructures et des applicatifs ainsi que le support aux utilisateurs. L’école utilise également un panel d’outils collaboratifs disponibles pour chaque poste de travail mobile, des membres de la direction jusqu’aux collaborateurs.

Audencia Executive Education vient en soutien aux entreprises à travers son offre en digital learning. Elle met à disposition par exemple sa formation en gestion de crise, consciente que l’impact économique nécessite que les entreprises réinventent leurs modèles pour souffrir le moins possible des effets de la crise sanitaire.

Les étudiants étrangers ayant souhaité rentrer dans leur pays la semaine dernière sont bien sûr également concernés par ces enseignements à distance.
De façon très régulière, Audencia communique avec ses étudiants via différents canaux depuis le début de la situation en janvier.

Compléter ses apprentissages via le Knowledge Hub

En appui aux cours, le Knowledge Hub d’Audencia permet un accès continu aux ressources documentaires accessibles sur les campus et en ligne. Il offre plus de 30 bases de données donnant accès à la presse nationale et internationale, généraliste comme économique, sectorielle et professionnelle, des statistiques, profils d’entreprises, profils sectoriels et études de marché, des encyclopédies, des revues de recherche en sciences de gestion, sciences sociales et communication, des ressources pour la recherche de stage et d’emploi , des modules d’autoformation aux langues étrangères et de préparation au TOEIC, mais aussi l’actualité juridique, les textes officiels, la jurisprudence française et européenne ainsi que des modèles de contrat.
Il dispose d’un système de recherche multi-bases pour les articles scientifiques, et met à disposition des étudiants des guides méthodologiques pour organiser sa recherche, évaluer l’information, éviter le plagiat et citer ses sources. Les utilisateurs ont également accès à un catalogue des livres et ebooks disponibles, avec gestion de leur compte lecteur à distance. Les étudiants et collaborateurs peuvent également vérifier si l’école est abonnée à des sites particuliers. Bien sûr, une assistance est disponible en permanence via un point d’entrée unique et une équipe de formatrices assure en distanciel des formations à la recherche et à la méthodologie de la thèse professionnelle, via Adobe Connect. Elles accompagnent également les étudiants dans leurs travaux de recherche via l’outil collaboratif Teams.

Maintenir ses liens sociaux avec le réseau

Côté vie étudiante et développement de son réseau, Audencia a développé depuis plusieurs années Together, une plateforme 100% sur mesure développée en interne, et qui permet comme son nom l’indique de garder un lien très privilégié où que l’on soit sur la planète. Elle rassemble les diplômés, les étudiants et le personnel de l’école.
Audencia a même reçu il y a deux ans un prix d’honneur COM-ENT (Grands Prix Communication et Entreprise) pour cette réalisation qui s’inscrivait dans la transformation digitale de l’écosystème d’Audencia au service des utilisateurs.

Outre les informations « classiques » qu’on peut retrouver sur Together, comme l’annuaire des diplômés avec un moteur de recherche très poussé, il intègre des chats, une messagerie, un carousel animé permettant une visibilité immédiate des actualités et événements importants, mais aussi la possibilité d’ouvrir des chats sur n’importe quel sujet. Sans oublier la précieuse fonction « Close to me ». Elle permet à chacun de géolocaliser tous les étudiants, les diplômés et les membres du personnel d’Audencia partout dans le monde et de voir le profil de chacun, d’échanger avec eux, puis facilement passer du digital à une rencontre en face à face s’ils le souhaitent.
Le Mag, 100% digital, permet également aux diplômés de suivre l’actualité de l’école de façon mensuelle.

Poursuivre la construction de son projet professionnel

Together se met aussi au service de la carrière de nos étudiants et diplômés, grâce au Career Center intégré et 100% bilingue. La prise de RDV se fait en ligne, et on y retrouve toutes les informations utiles pour construire son projet professionnel. L’outil permet également l’accès aux outils de personnalité pour mieux se connaître, et ainsi affiner son projet d’avenir. Les entreprises peuvent y publier leurs offres d’emploi et l’école présente également les Graduate Training Programmes et autres carrières sélectives. Les activités de mentoring se poursuivent également, et permettent de renforcer les liens plus que jamais en cette période où la préparation de l’avenir est cruciale, et alors qu’il nous faudra tous tirer les enseignements de cette « expérience » mondiale.

L’évolution des concours et examens

Conformément aux recommandations du MESRI dans cette situation exceptionnelle, Audencia fait évoluer les modalités de son concours et de ses examens.
Les inscriptions Audencia Bachelor via Parcoursup sont clôturées depuis le 12 mars, respectant le calendrier habituel. Pour l’admission à Audencia Bachelor et Audencia SciencesCom en 1e année, les épreuves écrites et orales laisseront la place à un examen des dossiers, en conformité avec les directives du ministère annoncées dès le 13 mars pour les épreuves post-bac.
Audencia SciencesCom maintient pour l’instant sa dernière session de concours prévue le 16 mai 2020. Les inscriptions en ligne restent ouvertes (www.candidat.audencia.com) et demeurent obligatoires pour tous les candidats, même si les modalités de passage des épreuves peuvent être amenées à évoluer.
Les admissions pour les programmes MSc, MS et Masters Internationaux se feront également sur examen des dossiers.
La CEFDG a également validé la sélection des étudiants Admis sur Titre au sein du Programme Grande Ecole via examen des dossiers. Les candidats sont invités à compléter leurs dossiers en ligne sur la plateforme d’inscription avec leurs relevés de notes depuis le bac.
Pour les préparationnaires, le début des épreuves écrites à Audencia est fixé au 27 avril. Le MESRI rencontrait le 23 mars l’ensemble des conférences des écoles et annoncera sa décision à l’issue de cette journée.

Les alternatives proposées pour les semestres à l’étranger

Dès le 27 janvier, Audencia a décidé, conformément à la recommandation gouvernementale, de suspendre jusqu’à nouvel ordre l’ensemble des déplacements étudiants, académiques ou administratifs vers la Chine.
Les étudiants devant partir dans ce pays en semestre d’étude au printemps 2020 ont eu le choix entre de nombreuses alternatives, dont plusieurs permettant de ne pas perdre de crédits ni de perdre du temps dans leur scolarité. Ils ont soumis leurs choix en ligne sur l’intranet étudiant Tomorrow. Parmi ces alternatives, le décalage du semestre à l’international à l’automne, un semestre d’études dans un autre pays, une double-majeure, un summer term à Audencia ou encore dans une université partenaire à l’étranger.
Pour les étudiants présents en Chine en stage ou échange, Audencia a proposé dès janvier à ceux qui le souhaitaient de quitter la Chine, en sachant qu’il n’y en avait pas dans la région de Wuhan. L’école est restée depuis le début de la crise en contact permanent avec eux, via les messageries pour s’informer de la situation locale, et de leur situation particulière.

Concernant les étudiants chinois, certains sont retournés dans leur pays (en particulier pour le nouvel an chinois) et ont été informés des précautions à prendre à leur retour.

Un groupe d’étudiants chinois devait être accueilli au printemps à l’école. Cet échange a été reporté ultérieurement, une fois que l’évolution de la situation le permettra.

Des stages dont les modalités diffèrent en fonction des entreprises

Les modalités de réalisation des stages dépendront grandement de l’évolution de la situation, et des décisions prises par les entreprises. Audencia a bien évidemment validé la mise en place du travail à distance pour les postes qui le permettent. Par exception, et pour les stages non éligibles au travail à distance, l’école a demandé aux entreprises le strict respect des règles de distanciation.
De nombreuses entreprises ont fait le choix de reporter le début des stages, notamment pour ceux dont la date de début était fixée en avril. Cela est tout à fait compatible avec la période sur laquelle les stages peuvent être fixés (jusqu’à fin décembre).
Autre possibilité, la suspension d’un stage, puis la reprise dès que possible, donnant simplement lieu à un avenant à la convention de stage.
Pour les étudiants en alternance, il en va de la responsabilité de l’entreprise quant à la continuité d’activité.
Enfin, l’équipe du Career Center d’Audencia est à l’entière disposition des étudiants encore en recherche de stage, afin de les accompagner dans leur recherche.

Vers une réouverture des campus chinois

Alors que l’épidémie en Chine est en phase de régression, les mesures restrictives devraient progressivement être levées dans le pays, afin de permettre le redémarrage des activités.
Depuis la fermeture de l’Université de Shenzhen, les étudiants de Shenzhen Audencia Business School et des deux autres campus chinois suivent les enseignements à distance, ce qui a permis de ne pas retarder les apprentissages. Les professeurs devraient reprendre le chemin du campus prochainement, suivis dans un second temps par les étudiants.

Les membres du personnel en télétravail

L’école a déployé son dispositif de télétravail mis en place en 2017 à l’ensemble des jours ouvrés, pour l’ensemble de ses salariés dont les missions peuvent s’exercer à distance, soit la très grande majorité de son personnel. Toutes les réunions, rassemblements et déplacements sont bien évidemment annulés quel que soit le nombre de participants, et ce jusqu’à au moins fin avril.